IT-Lexikon für Unternehmen: Fachbegriffe verständlich erklärt

Definition

Beim CEO-Fraud geben sich Betrüger per E-Mail, Telefon oder inzwischen auch mit gefälschter Stimme als Geschäftsführer oder Vorgesetzte aus. Sie fordern Mitarbeitende aus Buchhaltung oder Einkauf auf, dringend und vertraulich Geld auf ein unbekanntes Konto zu überweisen, etwa für eine angebliche Firmenübernahme. Häufig recherchieren die Täter vorher Namen, Zuständigkeiten und Abwesenheiten über die Webseite und soziale Netzwerke.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Gerade in mittelständischen Betrieben mit kurzen Wegen wirkt die Masche, weil eine Anweisung von oben selten hinterfragt wird. Schutz bieten klare Regeln für Zahlungen, etwa ein Vier-Augen-Prinzip und ein Rückruf unter einer bekannten Nummer bei jeder ungewöhnlichen Anweisung. Technisch erkennt eine gute Mail-Security gefälschte Absender und warnt, wenn eine Nachricht von außen kommt, aber einen internen Namen trägt. Wer solche Regeln einmal schriftlich festhält und im Team bespricht, nimmt den Tätern ihr wichtigstes Werkzeug, den Zeitdruck.

Auch gesucht als: Chef-Betrug, Fake President, Business E-Mail Compromise, BEC

Definition

DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance. Es baut auf zwei Verfahren auf: SPF legt fest, welche Server E-Mails für Ihre Domain versenden dürfen, DKIM versieht jede Mail mit einer digitalen Signatur. Mit einem DMARC-Eintrag im DNS bestimmen Sie, was empfangende Server mit Nachrichten tun sollen, die diese Prüfungen nicht bestehen, also zustellen, in den Spam verschieben oder ablehnen. Zusätzlich erhalten Sie Berichte über Versandversuche.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen schützt DMARC vor allem den eigenen Namen. Ohne diese Einträge können Betrüger Mails mit Ihrer Absenderadresse an Kunden und Lieferanten schicken. Große Postfachanbieter verlangen die Einrichtung inzwischen für Versender größerer Mengen. Sinnvoll ist ein stufenweises Vorgehen: erst beobachten, dann Newsletter-Dienste, Shop und Branchensoftware sauber eintragen und erst danach auf Ablehnen umstellen.

Auch gesucht als: SPF, DKIM, E-Mail-Authentifizierung, Domain-based Message Authentication

Definition

Ein Intrusion Prevention System, kurz IPS, untersucht den Datenverkehr im Netzwerk auf Muster bekannter Angriffe und auf auffälliges Verhalten. Erkennt es zum Beispiel das Ausnutzen einer bekannten Sicherheitslücke oder einen Portscan, blockiert es die Verbindung sofort. Das verwandte Intrusion Detection System, kurz IDS, schlägt dagegen nur Alarm und greift nicht selbst ein. In modernen Firewalls sind beide Funktionen meist eingebaut.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Im Mittelstand läuft ein IPS in der Regel als Teil der UTM-Firewall mit. Wichtig ist, dass die Erkennungsmuster laufend aktualisiert werden, weil täglich neue Angriffswege bekannt werden. Ebenso wichtig ist die Feinabstimmung, damit das System keine geschäftskritischen Anwendungen ausbremst. Ein IPS ersetzt keine Updates auf Servern und Arbeitsplätzen, es verschafft aber Zeit und fängt viele automatisierte Angriffe ab. Die Meldungen des Systems sollten regelmäßig ausgewertet werden.

Auch gesucht als: IPS, IDS, Intrusion Detection, Angriffserkennung

Definition

Der IT-Grundschutz ist eine Methode des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, kurz BSI. Er beschreibt, wie ein Unternehmen seine Informationssicherheit planmäßig aufbaut und überprüft. Das IT-Grundschutz-Kompendium enthält dafür sogenannte Bausteine, etwa zu Servern, Firewalls, mobilen Geräten oder VPN, jeweils mit konkreten Anforderungen. Auf dieser Grundlage ist auch eine Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz möglich.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für einen mittelständischen Betrieb muss es nicht gleich die Zertifizierung sein. Die Bausteine eignen sich hervorragend als Prüfliste, um Lücken zu finden und Prioritäten zu setzen. Gerade mit Blick auf NIS2 und die Anforderungen großer Kunden hilft der Grundschutz, Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren. Für den Anfang reicht oft eine Bestandsaufnahme der wichtigsten Systeme und eine Liste der dringendsten Verbesserungen. Daraus entsteht Schritt für Schritt ein Sicherheitskonzept, das zur Größe des Betriebs passt.

Auch gesucht als: BSI IT-Grundschutz, IT-Grundschutz-Kompendium, BSI-Standard

Definition

Die NIS2-Richtlinie ist eine EU-Richtlinie für ein hohes gemeinsames Niveau der Cybersicherheit. Sie gilt für Unternehmen aus festgelegten Sektoren, etwa Energie, Transport, Gesundheit, digitale Dienste, Abfallwirtschaft oder Teile der Produktion, meist ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Jahresbilanz. In Deutschland setzt das NIS2-Umsetzungsgesetz die Vorgaben um. Betroffene Einrichtungen müssen Risikomanagement betreiben, erhebliche Sicherheitsvorfälle innerhalb von 24 Stunden mit einer ersten Meldung an das BSI melden und sich dort registrieren.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe stellt sich zuerst die Frage, ob sie überhaupt betroffen sind. Auch wer nicht direkt darunter fällt, spürt NIS2 oft über Kunden, die als Lieferanten nur noch Partner mit nachweisbarer IT-Sicherheit akzeptieren. Sinnvoll ist deshalb eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Systeme sind kritisch, wer ist zuständig, wie wird ein Vorfall gemeldet? Die Geschäftsleitung haftet nach dem Gesetz für die Umsetzung und muss sich schulen lassen.

Auch gesucht als: NIS2, NIS-2, NIS2UmsuCG, Cybersicherheitsrichtlinie

Definition

Phishing bezeichnet Angriffe, bei denen Täter sich als vertrauenswürdiger Absender ausgeben, etwa als Bank, Paketdienst, Microsoft oder als bekannter Lieferant. Ziel ist, dass der Empfänger auf einen Link klickt, einen Anhang öffnet oder seine Zugangsdaten auf einer nachgebauten Anmeldeseite eingibt. Beim Spear-Phishing wird die Nachricht gezielt auf eine Person oder Firma zugeschnitten und wirkt dadurch besonders echt.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Im Büroalltag kommt Phishing fast immer per E-Mail, zunehmend auch per SMS oder Messenger. Technisch helfen ein mehrstufiger Spam- und Phishing-Filter, die Prüfung von Links beim Anklicken und eine Mehrfaktor-Anmeldung, die gestohlene Passwörter allein wertlos macht. Genauso wichtig sind geschulte Mitarbeitende, die verdächtige Nachrichten erkennen und ohne Angst vor Ärger melden, statt sie stillschweigend zu löschen oder doch zu öffnen. Kurze, regelmäßige Schulungen mit echten Beispielen wirken dabei besser als ein einmaliger Vortrag.

Auch gesucht als: Phishing-Mail, Spear-Phishing, Passwort-Phishing

Definition

Ransomware ist eine Form von Schadsoftware, die Dateien und ganze Server verschlüsselt und so unbrauchbar macht. Für den Schlüssel verlangen die Täter ein Lösegeld, meist in Kryptowährung. Häufig kopieren die Angreifer vorher zusätzlich Daten und drohen mit deren Veröffentlichung, das nennt man doppelte Erpressung. Der Einstieg gelingt oft über eine präparierte E-Mail, eine ungepatchte Schwachstelle oder schwache Zugangsdaten für den Fernzugriff.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für einen mittelständischen Betrieb bedeutet ein Befall meist Stillstand: keine Aufträge, keine Rechnungen, kein Zugriff auf Kundendaten. Den wirksamsten Schutz bilden mehrere Ebenen zusammen, also aktuelle Updates, eine gut eingestellte Firewall, Schutz im E-Mail-Eingang, Mehrfaktor-Anmeldung und vor allem Datensicherungen, die vom Netzwerk getrennt liegen und regelmäßig auf Wiederherstellung getestet werden. Zahlen garantiert keine Rückgabe der Daten. Ein schriftlicher Notfallplan legt fest, wer im Ernstfall was entscheidet.

Auch gesucht als: Erpressungstrojaner, Verschlüsselungstrojaner, Krypto-Trojaner

Definition

Revisionssicherheit beschreibt die Anforderungen an ein Archiv, das vor einer Betriebsprüfung Bestand hat. Gespeicherte Dokumente und E-Mails müssen vollständig, unverändert, nachvollziehbar, geschützt vor Verlust und innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar sein. Grundlage in Deutschland sind vor allem die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch und die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Ein normales Postfach erfüllt diese Anforderungen nicht.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Im Mittelstand betrifft das besonders E-Mails mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, denn sie gelten als Handels- und Geschäftsbriefe. Ein revisionssicheres Mail-Archiv speichert jede ein- und ausgehende Nachricht automatisch, bevor ein Mitarbeitender sie löschen kann. Für Sie bedeutet das Ruhe bei der Prüfung und eine schnelle Volltextsuche im Alltag. Wichtig ist, auch den Datenschutz und die Löschung nach Ablauf der Fristen mitzudenken.

Auch gesucht als: revisionssichere Archivierung, GoBD, Aufbewahrungspflicht, E-Mail-Archiv

Definition

S/MIME steht für Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions. Der Standard nutzt persönliche Zertifikate, um E-Mails von Ende zu Ende zu verschlüsseln und digital zu signieren. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass nur der vorgesehene Empfänger den Inhalt lesen kann, auch wenn die Nachricht unterwegs abgefangen wird. Die Signatur belegt, dass die Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt und nicht verändert wurde. Outlook und viele andere Programme unterstützen S/MIME direkt.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Betriebe, die Verträge, Personaldaten oder Gesundheitsdaten per E-Mail versenden, ist S/MIME eine praktische Ergänzung zur Transportverschlüsselung TLS. Voraussetzung ist, dass auch der Empfänger ein Zertifikat besitzt. Zertifikate müssen beantragt, auf allen Geräten eingerichtet und rechtzeitig verlängert werden. Diese Verwaltung läuft am besten zentral, damit niemand plötzlich verschlüsselte Mails nicht mehr öffnen kann.

Auch gesucht als: Secure MIME, E-Mail-Verschlüsselung, E-Mail-Signatur, Zertifikat

Definition

UTM steht für Unified Threat Management. Gemeint ist eine Firewall, die mehrere Schutzfunktionen an der Stelle vereint, an der das Internet in Ihr Firmennetz kommt. Dazu gehören die zustandsbezogene Paketprüfung, ein Virenscan auf Netzwerkebene, ein Inhalts- und Webfilter, die Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie VPN-Zugänge für Standorte und mobile Mitarbeitende. Alles wird über eine gemeinsame Oberfläche verwaltet und protokolliert.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Unternehmen hat die UTM-Firewall den Vorteil, dass nicht fünf einzelne Produkte gepflegt werden müssen. Entscheidend ist weniger das Gerät als die Einrichtung: sinnvolle Regeln, getrennte Netze, regelmäßige Updates und eine Auswertung der Protokolle. Eine Firewall, die nach der Installation nie wieder angefasst wird, schützt nur eingeschränkt. Deshalb gehören Wartung und Überwachung fest zum Betrieb dazu. Bei mehreren Standorten erhält in der Regel jeder Standort eine eigene Firewall.

Auch gesucht als: Unified Threat Management, Next-Generation-Firewall, NGFW, Firewall

Definition

Die 3-2-1-Regel ist eine bewährte Grundregel für Datensicherungen. Sie besagt, dass von wichtigen Daten mindestens drei Kopien existieren sollten, also das Original und zwei Sicherungen. Diese Kopien liegen auf mindestens zwei unterschiedlichen Speichermedien, etwa Server und Backup-Speicher. Mindestens eine Kopie wird außerhalb des Betriebs aufbewahrt, zum Beispiel in einem Rechenzentrum oder in der Cloud, damit sie Feuer, Wasser oder Diebstahl übersteht.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für den Mittelstand ist die Regel ein guter Prüfstein für die eigene Sicherung. Wegen Ransomware sollte mindestens eine Kopie zusätzlich offline oder unveränderbar gespeichert sein, sodass Angreifer sie nicht mitverschlüsseln können. Genauso wichtig wie die Sicherung selbst ist der Test der Wiederherstellung. Erst wenn eine Rücksicherung einmal geklappt hat, wissen Sie sicher, dass Ihre Daten im Ernstfall wirklich zurückkommen.

Auch gesucht als: 3-2-1-Regel, Datensicherung, Backup-Strategie, Offsite-Backup

Definition

Disaster Recovery beschreibt alle Maßnahmen, um die IT nach einem schwerwiegenden Ereignis wiederherzustellen, etwa nach einem Brand, Wasserschaden, Hardwaretotalausfall oder Cyberangriff. Zwei Kennzahlen stehen im Mittelpunkt: Die Recovery Time Objective, kurz RTO, legt fest, wie lange ein System höchstens ausfallen darf. Die Recovery Point Objective, kurz RPO, legt fest, wie viele Stunden an Daten im schlimmsten Fall verloren gehen dürfen.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für einen mittelständischen Betrieb heißt das ganz praktisch: Wer ruft wen an, welche Systeme werden zuerst wiederhergestellt und wo liegen Zugangsdaten und Sicherungen, wenn der Server nicht mehr läuft? Ein schriftlicher Notfallplan, der regelmäßig geprobt wird, verkürzt Ausfälle erheblich. Die Antworten auf RTO und RPO bestimmen zudem, wie häufig gesichert wird und ob ein Ersatzsystem bereitstehen muss. Der Plan gehört zusätzlich auf Papier oder an einen Ort außerhalb der eigenen IT.

Auch gesucht als: Notfallwiederherstellung, Notfallplan, RTO, RPO, Wiederanlauf

Definition

FTTH steht für Fiber to the Home, also Glasfaser bis in die Wohnung oder das Büro. Bei FTTB endet die Faser im Keller des Gebäudes, bei FTTC am Verteilerkasten auf der Straße, von dort geht es über Kupfer weiter. Je länger die Kupferstrecke, desto stärker sinkt die Geschwindigkeit. Ein FTTH-Anschluss überträgt Daten durchgehend per Licht und ermöglicht hohe Bandbreiten auch im Upload, oft symmetrisch.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Betriebe zählt im Alltag vor allem der Upload: Cloud-Speicher, Online-Backups, Videokonferenzen und Cloud-Telefonie schicken ständig Daten nach draußen. Mit DSL wird der Upload schnell zum Engpass. Vor dem Umstieg sollte geprüft werden, welche Anschlussart an der genauen Adresse verfügbar ist, wie Router, Firewall und Telefonie umziehen und ob eine zweite Leitung als Ausfallreserve sinnvoll ist.

Auch gesucht als: Fiber to the Home, Glasfaser bis ins Gebäude, FTTB, FTTC, Glasfaseranschluss

Definition

Eine Hybrid Cloud verbindet eigene IT im Unternehmen, oft On-Premises genannt, mit Diensten aus einem Rechenzentrum oder der Public Cloud, etwa Microsoft 365 oder Azure. Beide Welten arbeiten zusammen: Benutzerkonten werden abgeglichen, Daten liegen dort, wo es fachlich und rechtlich sinnvoll ist, und Anwendungen laufen lokal oder in der Cloud. So muss nicht alles auf einmal umziehen.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe ist das hybride Modell oft der realistische Weg. E-Mail, Teams und Dateiablage wandern in die Cloud, während eine Branchensoftware mit lokaler Datenbank oder eine Maschinensteuerung im Haus bleibt. Wichtig sind eine einheitliche Benutzerverwaltung, eine Datensicherung für beide Bereiche und eine Internetleitung, die den zusätzlichen Verkehr trägt. Eine ehrliche Prüfung zeigt, was in die Cloud passt und was nicht. Der Umstieg kann so in Ruhe Schritt für Schritt erfolgen.

Auch gesucht als: hybride Cloud, Hybrid-IT, On-Premises, lokaler Server

Definition

Netzwerksegmentierung bedeutet, das Firmennetz in mehrere voneinander getrennte Bereiche aufzuteilen. Technisch geschieht das meist über VLANs, also virtuelle Netze auf denselben Switches, und über Regeln in der Firewall. Typische Bereiche sind das Netz für Arbeitsplätze, ein Servernetz, ein Gast-WLAN, ein Netz für Drucker, Kameras und andere vernetzte Geräte sowie ein Bereich für die Verwaltung der Netzwerktechnik.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für den Mittelstand ist Segmentierung eine der wirksamsten Maßnahmen gegen die Ausbreitung von Schadsoftware. Gelangt ein Angreifer über einen Gastzugang oder eine schlecht abgesicherte Kamera ins Netz, kommt er nicht automatisch an Server und Buchhaltung heran. Gleichzeitig wird das Netz übersichtlicher und Störungen lassen sich schneller eingrenzen. Wichtig ist eine saubere Dokumentation, welches Gerät in welchem Bereich steht. Bei einer Neuplanung oder Modernisierung des Netzes lässt sich die Segmentierung am einfachsten von Anfang an mit einplanen.

Auch gesucht als: VLAN, Segmentierung, Gastnetz, Netztrennung

Definition

RAID steht für Redundant Array of Independent Disks. Mehrere Festplatten oder SSDs werden dabei zu einem Verbund zusammengeschaltet. Bei RAID 1 werden die Daten auf zwei Platten gespiegelt. Bei RAID 5 und RAID 6 verteilen sich Daten und Prüfinformationen so auf mehrere Platten, dass der Ausfall von einer beziehungsweise zwei Platten verkraftet wird. RAID 10 kombiniert Spiegelung und Geschwindigkeit. Die defekte Platte wird getauscht, der Verbund baut sich neu auf.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Betriebe ist RAID Standard in Servern und Netzwerkspeichern, damit ein Plattendefekt nicht den Arbeitstag lahmlegt. Ganz wichtig: RAID ist keine Datensicherung. Wird eine Datei gelöscht, verschlüsselt oder überschrieben, passiert das auf allen Platten gleichzeitig. Deshalb gehört zu jedem RAID eine echte Datensicherung. Ein Monitoring meldet zudem einen Plattenausfall, bevor eine zweite Platte ebenfalls ausfällt.

Auch gesucht als: RAID 1, RAID 5, RAID 6, RAID 10, Festplattenverbund

Definition

SD-WAN steht für Software-defined Wide Area Network. Statt jeden Tunnel zwischen Standorten einzeln zu konfigurieren, werden alle Verbindungen zentral über eine Software verwaltet. Das System kann mehrere Leitungen gleichzeitig nutzen, etwa Glasfaser, DSL und Mobilfunk, und verteilt den Verkehr je nach Anwendung. Telefonie und Videokonferenzen bekommen zum Beispiel Vorrang, und fällt eine Leitung aus, wechselt der Verkehr automatisch auf eine andere.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Im Mittelstand lohnt sich SD-WAN vor allem bei mehreren Filialen, bei vielen Cloud-Anwendungen oder wenn der Betrieb bei einem Leitungsausfall weiterlaufen muss. Für zwei Standorte mit einer stabilen Leitung reicht häufig ein klassisches Site-to-Site-VPN. Die Entscheidung hängt von Anzahl der Standorte, Bandbreite, Ausfallanforderungen und Budget ab. Eine Bestandsaufnahme vorab verhindert, dass zu viel oder zu wenig Technik gekauft wird.

Auch gesucht als: Software-defined Wide Area Network, softwaredefiniertes Weitverkehrsnetz

Definition

Ein Site-to-Site-VPN verbindet zwei oder mehr Standorte so, als lägen sie im selben Firmennetz. Die Firewalls an beiden Enden bauen einen verschlüsselten Tunnel durch das öffentliche Internet auf, über den Daten, Anwendungen und Telefonie laufen. Anders als beim VPN für einzelne Mitarbeitende muss niemand eine Verbindung starten, der Tunnel steht dauerhaft. Für die Mitarbeitenden ist er unsichtbar, sie greifen einfach auf Server und Drucker am anderen Standort zu.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen mit Filialen, Lager oder Außenstelle ist das Site-to-Site-VPN meist der einfachste Weg zur gemeinsamen IT. Wichtig sind eine ausreichende Upload-Bandbreite an dem Standort, an dem die Daten liegen, eine Firewall je Standort und eine klare Regel, wer worauf zugreifen darf. Bei mehreren Standorten mit mehreren Leitungen kann ein SD-WAN die bessere Wahl sein.

Auch gesucht als: Standort-VPN, VPN-Tunnel, Filialvernetzung, IPsec

Definition

Strukturierte Verkabelung ist ein nach Normen aufgebautes Kabelsystem für Daten und Telefonie. Die Kabel laufen sternförmig von einem zentralen Verteiler mit Patchfeldern zu den Netzwerkdosen in den Räumen. Jede Leitung ist beschriftet und dokumentiert. Moderne Installationen nutzen meist Kupferkabel der Kategorie 6A, die 10 Gigabit pro Sekunde auf bis zu 100 Metern übertragen, und Glasfaser zwischen Etagen oder Gebäuden.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Betriebe zahlt sich eine saubere Verkabelung über viele Jahre aus. Neue Arbeitsplätze, Telefone, Access Points oder Kameras lassen sich einfach am Patchfeld anschließen, ohne neue Kabel zu ziehen. Bei Umbau oder Umzug lohnt es sich, die Verkabelung gleich mitzuplanen, denn sie ist schwer nachzurüsten. Eine aktuelle Dokumentation spart bei jeder Störung Zeit und damit Geld. Auch WLAN-Access-Points brauchen eine Kabelverbindung, sie gehören deshalb von Anfang an in die Planung.

Auch gesucht als: Netzwerkverkabelung, LAN-Verkabelung, Cat 6A, Patchfeld

Definition

Bei der Virtualisierung teilt eine Software, der sogenannte Hypervisor, einen physischen Server in mehrere virtuelle Maschinen auf. Jede virtuelle Maschine hat ihr eigenes Betriebssystem und ihre eigenen Anwendungen, etwa Dateiserver, Branchensoftware oder Datenbank, und läuft unabhängig von den anderen. Bekannte Plattformen sind VMware, Microsoft Hyper-V und Proxmox. Die Hardware wird dadurch deutlich besser ausgelastet.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Unternehmen bedeutet Virtualisierung weniger Geräte, weniger Strom und eine einfachere Verwaltung. Virtuelle Server lassen sich komplett sichern, schnell wiederherstellen und bei einem Hardwaretausch auf ein neues Gerät verschieben. Auch Testumgebungen für Updates sind schnell eingerichtet. Wichtig sind ausreichend Arbeitsspeicher und schnelle Festplatten sowie eine Datensicherung, die die virtuellen Maschinen als Ganzes erfasst. Fällt ein Host aus, können die virtuellen Server bei entsprechender Planung auf einem zweiten Gerät weiterlaufen. So bleibt der Betrieb auch bei einem Hardwaredefekt arbeitsfähig.

Auch gesucht als: Hypervisor, virtuelle Maschine, VM, VMware, Hyper-V, Proxmox

Definition

BYOD steht für Bring Your Own Device. Mitarbeitende verwenden dabei ihr eigenes Smartphone, Tablet oder Notebook auch dienstlich, etwa für E-Mails, Kalender oder Teams. Damit das sicher und rechtlich sauber funktioniert, werden dienstliche Daten in einem getrennten Bereich gehalten, bei Android im sogenannten Arbeitsprofil, bei Apple über eine eigene Registrierung für private Geräte. Das Unternehmen verwaltet nur diesen Bereich.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe wirkt BYOD auf den ersten Blick günstig, bringt aber Fragen mit sich: Wer haftet bei Verlust, was passiert mit den Daten beim Austritt, und darf der Arbeitgeber das Gerät überhaupt verwalten? Klare schriftliche Regeln, eine technische Trennung per Geräteverwaltung und bei vorhandenem Betriebsrat dessen Beteiligung sind Pflicht. Oft ist ein einfaches Firmenhandy am Ende die übersichtlichere Lösung. Die Regeln gehören vor dem Start fest vereinbart.

Auch gesucht als: Bring Your Own Device, private Geräte dienstlich, Arbeitsprofil

Definition

Exchange Online ist die Cloud-Version des bekannten Microsoft Exchange Servers. Der Dienst stellt Postfächer, Kalender, Kontakte und Aufgaben bereit und wird von Microsoft in eigenen Rechenzentren betrieben. Sie greifen über Outlook auf dem PC, im Browser oder auf dem Smartphone zu. Freigegebene Postfächer, Ressourcen wie Besprechungsräume und gemeinsame Kalender lassen sich zentral einrichten.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe entfällt mit Exchange Online der eigene Mailserver samt Wartung, Updates und Hardware. Die Umstellung braucht dennoch Planung: Bestehende Postfächer werden migriert, DNS-Einträge angepasst und Geräte neu verbunden. Für die gesetzlich geforderte Archivierung reicht das normale Postfach nicht aus, dafür wird ein revisionssicheres Archiv ergänzt. Auch Spam- und Phishing-Schutz sollten zusätzlich geprüft werden. Mit einer sauberen Planung bemerken Mitarbeitende von der Umstellung kaum etwas, sie arbeiten danach einfach weiter in ihrem gewohnten Outlook.

Auch gesucht als: Exchange, Microsoft Exchange, E-Mail-Server, Postfach

Definition

Extended Security Updates, kurz ESU, sind ein Angebot von Microsoft für Produkte, deren regulärer Support beendet ist. Für Windows 10 endete der Support am 14. Oktober 2025. Unternehmen können über das Programm weiterhin Sicherheitsupdates beziehen, allerdings nur für kritische und wichtige Lücken, ohne neue Funktionen und ohne allgemeinen technischen Support. Das Programm ist zeitlich auf höchstens drei Jahre begrenzt und wird jedes Jahr teurer.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Unternehmen sind ESU eine Brücke, keine Dauerlösung. Sie verschaffen Zeit, wenn einzelne Geräte oder eine Branchensoftware noch nicht auf Windows 11 umgestellt werden können. Sinnvoll ist eine Bestandsaufnahme, welche Rechner das kostenfreie Upgrade schaffen, welche ersetzt werden müssen und wo ESU als Übergang genügt. So wird die Umstellung planbar statt hektisch. Dabei lohnt auch ein Blick auf Office und Branchensoftware.

Auch gesucht als: ESU, Windows 10 ESU, erweiterte Sicherheitsupdates, Windows 10 Supportende

Definition

Fernwartung bezeichnet den Zugriff eines Technikers auf einen Computer oder Server über eine verschlüsselte Internetverbindung. Bei der Unterstützung am Arbeitsplatz sieht der Techniker den Bildschirm des Mitarbeitenden und kann Maus und Tastatur steuern, in der Regel erst nach ausdrücklicher Freigabe. Server und Netzwerkgeräte werden über eigene, besonders gesicherte Zugänge gewartet.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Betriebe bedeutet Fernwartung schnelle Hilfe ohne Anfahrt, ob bei einem Druckerproblem, einer Fehlermeldung oder einem Update am Abend. Viele Anliegen sind so in wenigen Minuten erledigt. Damit der Fernzugang selbst keine Sicherheitslücke wird, gehören Verschlüsselung, Mehrfaktor-Anmeldung, Protokollierung der Sitzungen und eine klare Freigabe durch den Mitarbeitenden dazu. Für Arbeiten an der Hardware bleibt der Einsatz vor Ort. Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Systeme kennt, macht die Fernwartung zusätzlich schneller, weil nicht jedes Mal von vorn erklärt werden muss.

Auch gesucht als: Remote-Support, Fernzugriff, Remote-Wartung, Bildschirmfreigabe

Definition

Managed Services bedeutet, dass ein IT-Dienstleister festgelegte Aufgaben dauerhaft übernimmt, etwa die Überwachung von Servern, das Einspielen von Updates, die Kontrolle der Datensicherung, die Pflege der Firewall oder den Helpdesk für Mitarbeitende. Umfang, Reaktionszeiten und Kosten werden vorab vereinbart. Der Dienstleister arbeitet vorausschauend, statt erst zu kommen, wenn etwas kaputt ist.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung schaffen Managed Services planbare Kosten und einen festen Ansprechpartner. Probleme werden oft erkannt, bevor Mitarbeitende sie bemerken, zum Beispiel eine volle Festplatte oder eine fehlgeschlagene Sicherung. Wichtig ist ein Vertrag, der klar regelt, was enthalten ist, wie schnell reagiert wird und wie dokumentiert wird. So bleibt das Wissen über Ihre IT auch bei Ihnen. Regelmäßige Berichte zeigen Ihnen dabei, was geprüft und erledigt wurde.

Auch gesucht als: Managed IT, IT-Betreuung, IT-Outsourcing, Wartungsvertrag

Definition

Microsoft Entra ID ist der Verzeichnis- und Anmeldedienst von Microsoft in der Cloud. Bis 2023 hieß er Azure Active Directory, kurz Azure AD. Hier liegen alle Benutzerkonten, Gruppen und Geräte eines Microsoft-365-Mandanten. Entra ID regelt, wer sich wo anmelden darf, ermöglicht Einmalanmeldung bei vielen Anwendungen und kann mit dem klassischen Active Directory eines lokalen Servers abgeglichen werden.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen ist Entra ID das Herzstück der Sicherheit in Microsoft 365. Hier wird die Mehrfaktor-Anmeldung erzwungen, hier lassen sich Regeln festlegen, etwa dass nur verwaltete Geräte auf Firmendaten zugreifen dürfen. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, sperrt ein einziger Schritt alle Zugänge. Eine saubere Einrichtung mit klaren Rollen und wenigen Administratorkonten verhindert viele typische Sicherheitslücken. Regelmäßige Kontrollen zeigen außerdem, welche Konten noch aktiv sind und ob ungewöhnliche Anmeldungen auftreten.

Auch gesucht als: Entra ID, Azure AD, Azure Active Directory, Identitätsverwaltung

Definition

Mobile Device Management, kurz MDM, ist Software zur zentralen Verwaltung mobiler Geräte. Über eine Verwaltungsoberfläche werden Smartphones, Tablets und auch Laptops eingerichtet, mit Apps und E-Mail-Konten versorgt, mit Sicherheitsregeln versehen und aktuell gehalten. Ein bekanntes Beispiel ist Microsoft Intune. Unterstützt werden iPhone und iPad, Android und Windows.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe bringt MDM Ordnung in den Gerätepark. Neue Mitarbeitende bekommen ein fertig eingerichtetes Gerät, Bildschirmsperre und Verschlüsselung sind Pflicht, und geht ein Handy verloren, wird es aus der Ferne gesperrt oder gelöscht. Auch für den Datenschutz hilft MDM, weil sich dienstliche und private Daten trennen lassen. Schon ab wenigen Geräten lohnt sich die zentrale Verwaltung. Verlässt jemand das Unternehmen, werden die Firmendaten auf dem Gerät gezielt entfernt. Updates für Betriebssystem und Apps laufen dabei zentral gesteuert und nachvollziehbar.

Auch gesucht als: MDM, Microsoft Intune, Geräteverwaltung, Enterprise Mobility

Definition

Bei der Multi-Faktor-Authentifizierung, kurz MFA, reicht das Passwort allein nicht für die Anmeldung. Zusätzlich wird ein zweiter Nachweis verlangt, der aus einer anderen Kategorie stammt: etwas, das Sie besitzen, wie ein Smartphone mit Authenticator-App oder ein Sicherheitsschlüssel, oder etwas, das Sie sind, wie ein Fingerabdruck. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist die häufigste Form davon.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen ist MFA eine der günstigsten und wirksamsten Schutzmaßnahmen überhaupt. Selbst wenn ein Passwort durch Phishing gestohlen wird, kommt der Angreifer ohne den zweiten Faktor nicht in das Konto. Sie sollte mindestens für Microsoft 365, den Fernzugriff per VPN und alle Administratorkonten gelten. Damit der Alltag nicht leidet, lässt sich einstellen, dass im Büro auf verwalteten Geräten seltener nachgefragt wird. Wichtig ist außerdem ein Plan für verlorene Smartphones, damit sich niemand aussperrt.

Auch gesucht als: MFA, Zwei-Faktor-Authentifizierung, 2FA, zweiter Faktor

Definition

Patch-Management ist der geordnete Umgang mit Updates. Dazu gehört, neue Sicherheitsupdates für Windows, Office, Browser, Branchensoftware, Server und Netzwerkgeräte zu erkennen, zu bewerten, zu testen und auf allen Geräten einzuspielen. Microsoft veröffentlicht seine regulären Sicherheitsupdates am zweiten Dienstag jedes Monats, dem sogenannten Patchday. Kritische Lücken werden auch außerhalb dieses Rhythmus geschlossen.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe ist fehlendes Patch-Management eines der größten Risiken, denn viele Angriffe nutzen längst bekannte Lücken. Ein zentrales System zeigt auf einen Blick, welche Geräte aktuell sind und wo Updates fehlen. Gleichzeitig verhindert ein geplantes Vorgehen, dass ein fehlerhaftes Update mitten im Arbeitstag den Betrieb stört. Updates außerhalb der Arbeitszeit und ein kurzer Test vorab haben sich bewährt. Auch Firewalls, Router, Drucker und Telefone brauchen regelmäßig neue Firmware.

Auch gesucht als: Update-Management, Sicherheitsupdates, Patchday, Patches

Definition

Bei der Zero-Touch-Registrierung werden Firmengeräte schon beim Kauf über den Händler mit dem Unternehmen verknüpft. Schaltet ein Mitarbeitender das Gerät zum ersten Mal ein, meldet es sich selbstständig bei der Geräteverwaltung an und lädt Einstellungen, Apps und Sicherheitsregeln. Bei Apple läuft das über Apple Business, früher Apple Business Manager, bei Android über Zero-Touch oder bei Samsung über Knox Mobile Enrollment.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen spart das Zeit bei jeder Ausgabe eines neuen Geräts und verhindert, dass ein Firmenhandy ohne Schutz in Betrieb geht. Ein weiterer Vorteil: Auch nach dem Zurücksetzen auf Werkseinstellungen landet das Gerät wieder in der Verwaltung, ein gestohlenes Gerät ist damit für Fremde wenig wert. Voraussetzung ist der Kauf über einen Händler, der die Registrierung unterstützt. Bestehende Geräte lassen sich in vielen Fällen nachträglich aufnehmen.

Auch gesucht als: Zero-Touch, automatische Registrierung, Apple Business, Android Zero-Touch, Knox Mobile Enrollment

Definition

All-IP bezeichnet die Umstellung der Telekommunikationsnetze darauf, dass Telefonie, Internet und weitere Dienste einheitlich über das Internetprotokoll laufen. Die Deutsche Telekom und andere Anbieter haben ihre ISDN-Anschlüsse in diesem Zuge abgelöst. Neue ISDN-Anschlüsse werden nicht mehr vergeben. Telefonie läuft seitdem als VoIP über den Internetanschluss, auch wenn am Schreibtisch noch ein klassisches Telefon steht.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe betrifft All-IP vor allem ältere Telefonanlagen, Faxgeräte, Alarmanlagen, Aufzugsnotrufe und Kartenterminals, die noch für ISDN oder analog gebaut wurden. Sie laufen oft nur noch über Adapter und fallen bei einer Störung des Internets komplett aus. Eine Bestandsaufnahme zeigt, welche Geräte betroffen sind und ob sich der Wechsel zu einer modernen Telefonanlage lohnt. Für Alarmanlagen und Notrufe sollte der Errichter des Systems einbezogen werden. Oft sind die Geräte dort mit einem Mobilfunkmodul besser angebunden als über den Internetanschluss.

Auch gesucht als: All-IP-Umstellung, ISDN-Abschaltung, IP-basierter Anschluss

Definition

CTI steht für Computer Telephony Integration, die Verbindung von Telefonie und Computerprogrammen. Typische Funktionen sind Click-to-Call, also das Wählen einer Nummer per Klick aus Outlook, CRM oder Branchensoftware, und die automatische Anzeige des Kundendatensatzes bei einem eingehenden Anruf. Zusätzlich lassen sich Gespräche im Kundenverlauf protokollieren.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen mit viel Kundenkontakt spart CTI täglich Zeit und vermeidet Tippfehler beim Wählen. Wer anruft, wird sofort erkannt, und der Mitarbeitende hat die letzten Aufträge oder offenen Fragen direkt vor sich. Voraussetzung ist, dass Telefonanlage und eingesetzte Software zusammenpassen. Vor einer Anschaffung lohnt deshalb ein Blick darauf, welche Programme angebunden werden sollen. Bei einer Cloud-Telefonanlage gehört eine solche Anbindung häufig bereits zum Funktionsumfang. Gerade im Vertrieb und im Kundenservice zahlt sich die Verknüpfung schnell aus, weil weniger Informationen zwischen Telefon und Bildschirm verloren gehen.

Auch gesucht als: Computer Telephony Integration, Click-to-Call, CRM-Anbindung, Anruferkennung

Definition

IVR steht für Interactive Voice Response. Ein Anrufer hört eine Ansage und wählt per Tastendruck oder Spracheingabe aus, worum es geht, etwa Vertrieb, Service oder Buchhaltung. Die Telefonanlage leitet den Anruf dann an die passende Gruppe weiter. Ein IVR kann zusätzlich Öffnungszeiten berücksichtigen, außerhalb der Geschäftszeiten eine eigene Ansage abspielen oder auf eine Mailbox umleiten.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe sorgt ein gut gemachtes Sprachmenü dafür, dass Anrufe gleich bei der richtigen Person landen und die Zentrale entlastet wird. Weniger ist dabei mehr: drei bis vier klare Auswahlpunkte und kurze Ansagen kommen bei Anrufern besser an als verschachtelte Menüs. Ändern sich Zuständigkeiten oder Urlaubszeiten, sollten sich Ansagen und Weiterleitungen einfach anpassen lassen. Eine kurze Zeitsteuerung für Feiertage verhindert, dass Anrufer ins Leere laufen.

Auch gesucht als: Interactive Voice Response, Sprachmenü, Telefonmenü, Sprachdialog

Definition

Microsoft Teams ist vor allem als Werkzeug für Chat und Videokonferenzen bekannt. Mit einer passenden Anbindung lassen sich darüber auch ganz normale Telefongespräche ins Festnetz und Mobilfunknetz führen, mit der eigenen Firmennummer. Die Verbindung zum Telefonnetz stellt dabei eine Telefonanlage oder ein Anbieter her, der an Teams angebunden ist. Für den Mitarbeitenden wird Teams so zum zentralen Arbeitsplatz für jede Art von Kommunikation.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Betriebe, die Microsoft 365 ohnehin nutzen, entfällt so ein zusätzliches Programm. Wichtig ist, vorab zu klären, welche Funktionen gebraucht werden, etwa Warteschleifen, Sammelrufnummern, Sprachmenüs oder Anbindung an das CRM, und ob diese über Teams oder besser über eine eigene Telefonanlage laufen. Auch Mitarbeitende ohne Teams-Lizenz, etwa am Empfang, müssen eingeplant werden. Erst dann zeigt sich, welche Lösung passt.

Auch gesucht als: Teams-Telefonie, Teams Phone, Telefonieren mit Teams, Teams-Integration

Definition

Beim One-Number-Konzept hat jeder Mitarbeitende genau eine geschäftliche Telefonnummer, die auf allen Geräten funktioniert. Ein Anruf erreicht ihn wahlweise am Tischtelefon, im Softphone am PC oder in der App auf dem Smartphone. Bei ausgehenden Anrufen wird immer die Firmennummer angezeigt, nicht die private Handynummer. Gespräche lassen sich während des Telefonats von einem Gerät auf ein anderes übergeben.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Betriebe mit Außendienst, Homeoffice oder mehreren Standorten verbessert das die Erreichbarkeit spürbar. Kunden rufen immer dieselbe Nummer an, egal wo die Person gerade arbeitet, und private Nummern bleiben privat. Verlässt jemand das Unternehmen, bleibt die Nummer im Betrieb. Umsetzbar ist das Konzept vor allem mit einer modernen Cloud-Telefonanlage und passenden Apps. Über Anwesenheitsstatus und Zeitpläne steuert jeder selbst, wann welche Geräte klingeln. So bleibt die Erreichbarkeit hoch, ohne dass Feierabend und Wochenende darunter leiden.

Auch gesucht als: eine Nummer für alle Geräte, Single Number Reach, Erreichbarkeit

Definition

Bei der Rufnummernportierung wird eine bestehende Telefonnummer oder ein ganzer Rufnummernblock vom bisherigen Anbieter zu einem neuen übertragen. Das Telekommunikationsgesetz gibt Ihnen das Recht dazu. Der neue Anbieter stellt den Antrag, der alte gibt die Nummern zu einem festgelegten Termin frei. Am Umstellungstag sind die Nummern idealerweise nur kurz nicht erreichbar.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Betriebe ist die Portierung oft der heikelste Teil eines Telefonie-Wechsels, denn Kunden kennen die gewohnte Nummer. Damit alles glattgeht, müssen Name, Anschrift und Rufnummern im Antrag genau mit den Daten beim bisherigen Anbieter übereinstimmen. Der Termin sollte in eine ruhige Zeit fallen, und die neue Anlage sollte vorher vollständig eingerichtet sein. Dann merken Anrufer vom Wechsel kaum etwas. Auch Faxnummern, Sammelnummern und Nummern von Außenstellen gehören vorher vollständig auf die Liste.

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Definition

Ein SIP-Trunk verbindet eine Telefonanlage über das Internetprotokoll mit dem öffentlichen Telefonnetz. SIP steht für Session Initiation Protocol, das Verfahren, mit dem VoIP-Gespräche aufgebaut werden. Über einen SIP-Trunk laufen mehrere Gespräche gleichzeitig, die Zahl der Sprachkanäle ist vertraglich festgelegt. Zum Anschluss gehört meist ein Rufnummernblock mit Durchwahlen, sodass jeder Arbeitsplatz direkt erreichbar ist.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen ist der SIP-Trunk der Nachfolger des ISDN-Anlagenanschlusses. Er lässt sich flexibel erweitern, wenn neue Mitarbeitende dazukommen, ohne neue Leitungen zu legen. Wichtig ist, dass Telefonanlage und Anbieter zueinander passen und die Internetleitung genügend Reserven für alle gleichzeitigen Gespräche hat. Bei einer Cloud-Telefonanlage übernimmt der Anbieter diesen Anschluss im Rechenzentrum. Der Wechsel erfolgt in der Regel zusammen mit einer Rufnummernportierung, damit die bekannten Nummern erhalten bleiben. Ein Termin außerhalb der Hauptgeschäftszeit hält die Umstellung für Kunden fast unbemerkt.

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Definition

Ein Softphone ist eine Software, die die Funktionen eines Telefons auf PC, Mac oder Smartphone bringt. Telefoniert wird mit einem Headset oder dem Mikrofon des Geräts. Das Softphone meldet sich an der Telefonanlage an wie ein normales Telefon und bietet Wahl per Mausklick, Kontaktsuche, Anrufliste, Weiterleitung und Konferenz. In vielen Lösungen sind Chat und Anwesenheitsanzeige gleich integriert.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Unternehmen ist das Softphone die einfachste Lösung für Homeoffice und mobiles Arbeiten, denn der Arbeitsplatz zieht mit dem Laptop einfach mit. Teure Tischtelefone werden an vielen Plätzen überflüssig. Für gute Sprachqualität empfiehlt sich ein ordentliches Headset statt eingebauter Lautsprecher. Am Empfang oder in der Werkstatt bleibt ein Tischtelefon oft die praktischere Wahl. Zusammen mit dem One-Number-Konzept wird das Softphone zum vollwertigen Arbeitsplatz. Auch Weiterleitungen und Anwesenheitsstatus lassen sich darüber bequem selbst einstellen.

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Definition

UCaaS steht für Unified Communications as a Service. Gemeint sind Kommunikationsdienste, die ein Anbieter aus dem Rechenzentrum bereitstellt und die Telefonie, Chat, Videokonferenz, Anwesenheitsanzeige, Voicemail und oft auch SMS oder Messenger zusammenführen. Mitarbeitende nutzen alles über eine Oberfläche am PC, im Browser oder als App. Abgerechnet wird meist pro Nutzer und Monat.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für mittelständische Unternehmen ersetzt UCaaS die Telefonanlage im Keller und mehrere einzelne Programme. Alle sehen auf einen Blick, wer erreichbar ist, Gespräche lassen sich vom Handy auf den PC übergeben, und neue Arbeitsplätze sind schnell eingerichtet. Wichtig sind Rechenzentren mit Datenschutz nach DSGVO, eine gute Internetleitung und eine Anbindung an vorhandene Programme wie Microsoft Teams oder das CRM. Updates und neue Funktionen spielt der Anbieter selbst ein, ohne dass vor Ort jemand Hand anlegen muss.

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Definition

VoIP steht für Voice over IP, also Sprache über das Internetprotokoll. Gespräche werden digitalisiert, in kleine Datenpakete zerlegt und über dieselben Leitungen geschickt wie E-Mails oder Webseiten. Das gilt für Tischtelefone, Softphones am PC und Apps auf dem Smartphone. In Deutschland ist VoIP heute der Standard, weil die klassischen ISDN- und Analoganschlüsse auf All-IP umgestellt wurden.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Für Unternehmen bedeutet VoIP mehr Flexibilität: Mitarbeitende telefonieren im Büro, im Homeoffice und unterwegs mit derselben Nummer. Damit die Sprachqualität stimmt, braucht es eine stabile Internetleitung mit ausreichendem Upload und ein Netzwerk, das Sprachpakete bevorzugt behandelt. Wer viele Gespräche gleichzeitig führt, sollte die Bandbreite vorab prüfen lassen und über eine Ausfallreserve nachdenken. Telefone und Netzwerk sollten dafür zusammen geplant werden. Auch die Notrufmöglichkeit und eine Lösung für Stromausfälle gehören in die Planung.

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