Das Steuerrecht ist eindeutig: Geschäftliche E-Mails sind steuerlich relevante Dokumente und müssen revisionssicher, vollständig und jederzeit abrufbar aufbewahrt werden – und zwar bis zu zehn Jahre lang. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreibt das verbindlich vor.

Wer E-Mails nur im Postfach der Mitarbeiter liegen lässt, erfüllt diese Anforderungen nicht. Denn: Mitarbeiter können E-Mails löschen, Postfächer werden bei Kündigung geschlossen, Festplatten können ausfallen. Das ist kein theoretisches Risiko – das passiert täglich in Unternehmen.

Moderne Archivierungslösungen gibt es in zwei Varianten. Wir beraten Sie ehrlich, welche für Ihr Unternehmen sinnvoller ist. Beide Varianten unterstützen Microsoft 365, Exchange und andere Mailserver. Bestehende E-Mails aus der Vergangenheit können nachträglich importiert werden – damit keine Lücken entstehen. Ein Wechsel zwischen den Varianten ist jederzeit möglich.