SYTO Ratgeber · Mobile Security
Ausgepackt ist ein Firmenhandy schnell. Zum sicheren Arbeitsgerät wird es aber erst durch die richtige Einrichtung. Hier erfahren Sie, wie Sie Smartphones und Tablets zentral verwalten, dienstliche von privaten Daten trennen und bei einem Verlust richtig reagieren.
Diese sechs Regeln sollten Sie kennen, auch wenn Sie nur wenig Zeit haben.
Auf Smartphones und Tablets liegen heute dieselben Daten wie auf dem Büro-PC: E-Mails, Kundenkontakte, Dokumente und Zugänge zu Cloud-Diensten. Anders als der PC sind sie aber ständig unterwegs und gehen leichter verloren. Umso wichtiger sind klare Regeln, die sich zentral durchsetzen lassen.
Mit einem Mobile Device Management, kurz MDM, steuern Sie alle mobilen Geräte Ihres Unternehmens von einer Stelle aus. Sie legen fest, welche Apps installiert werden, welche Sicherheitseinstellungen gelten und welche Geräte auf Firmendaten zugreifen dürfen. Wie wichtig das Thema ist, zeigt ein Blick ins IT-Grundschutz-Kompendium, denn das BSI widmet ihm dort einen eigenen Baustein.
Unter Android sorgt dafür ein Arbeitsprofil. Dienstliche Apps laufen in einem eigenen, verwalteten Bereich, private Apps und Fotos bleiben außen vor. Für iPhone und iPad bietet Apple vergleichbare Registrierungsarten, bei denen das Unternehmen nur die verwalteten Apps und Konten steuert. So bleibt die Privatsphäre gewahrt, und Firmendaten lassen sich gezielt entfernen, ohne das ganze Gerät zu löschen.
Gehört das Gerät dem Unternehmen, kann es vollständig verwaltet werden. Nutzen Beschäftigte ihr privates Handy auch dienstlich, sollte sich die Verwaltung auf den dienstlichen Bereich beschränken. Welche Variante zu Ihnen passt, hängt von Ihren Abläufen und Sicherheitsanforderungen ab.
Zahlen und Fakten mit Quelle
60 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland wurden in den vergangenen zwölf Monaten IT- oder Telekommunikationsgeräte gestohlen, oder sie vermuten es. Gerätediebstahl trifft also die Mehrheit der Betriebe. Befragt wurden 1.003 Unternehmen ab 10 Beschäftigten.
Verschlüsselung ist bei modernen Smartphones laut BSI schon ab Werk eingestellt. Für Daten auf einer SD-Karte gilt das meist nicht, sie liegen außerhalb der Speicherverschlüsselung des Geräts. Außerdem rät das BSI, die automatische Update-Funktion einzuschalten.
SYS.3.2.2 heißt der BSI-Baustein zum Mobile Device Management. Er beschreibt, wie Institutionen mobile Endgeräte mit einem MDM sicher nutzen und wie sie das MDM selbst zuverlässig betreiben.
Interaktive Checkliste
Haken Sie ab, was bei Ihren Geräten schon erledigt ist. Die Auswertung unter der Liste zeigt Ihnen sofort, wo Sie noch nachbessern sollten.
0 von 9 Punkten erledigt
Ihre Auswertung
Beginnen Sie oben mit dem ersten Punkt. Die Auswertung passt sich bei jedem Haken an.
Die Checkliste ist eine erste Orientierung und ersetzt keine individuelle Prüfung Ihrer Geräte.
Eine einzelne Einstellung macht noch kein sicheres Firmenhandy. Erst wenn mehrere Bausteine ineinandergreifen, sind Gerät und Daten gut geschützt. Diese sechs sollten bei jeder Einrichtung sitzen.
Apple Business (früher Apple Business Manager), die Zero-Touch-Registrierung von Android Enterprise und Samsung Knox Mobile Enrollment ordnen neue Geräte beim ersten Einschalten automatisch Ihrem MDM zu. In der Regel setzt das den Kauf über einen teilnehmenden Händler voraus. Ihr Team packt das Gerät aus, meldet sich an und bekommt Apps und Einstellungen ganz von selbst.
Viele Sicherheitslücken schließt erst ein Update. Deshalb empfiehlt das BSI, die automatische Update-Funktion einzuschalten. Im MDM sehen Sie außerdem, welche Geräte nicht mehr aktuell sind, und verteilen dienstliche Apps zentral.
PIN, Passwort oder Biometrie schützen vor unbefugtem Zugriff. Bei modernen Smartphones ist die Speicherverschlüsselung bereits voreingestellt. Das MDM prüft, ob sie aktiv ist, und setzt Mindestanforderungen an die Bildschirmsperre durch.
Zur IT-SicherheitGeht ein Gerät verloren, sperren Sie es aus der Ferne und löschen bei Bedarf die dienstlichen Daten oder das ganze Gerät. Damit das im Ernstfall schnell geht, braucht es einen klaren Ablauf. Wer meldet den Verlust, wer löst die Sperre aus, und wer lässt die SIM-Karte sperren?
Zu Mobile SecurityOutlook, Teams, OneDrive und die Office-Apps lassen sich mit Microsoft Intune verwalten. Schutzrichtlinien für Apps verhindern zum Beispiel, dass Firmendaten in private Apps kopiert werden, auch auf Geräten ohne vollständige Verwaltung. Zum Schutz gehört außerdem eine Anmeldung mit zweitem Faktor.
Zu Microsoft 365Technisch kann ein MDM vieles erfassen. Stellen Sie es so ein, dass es nur erhebt, was für Sicherheit und Verwaltung nötig ist, und erklären Sie das Ihrem Team vorab in verständlichen Worten. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn früh ein. Bei technischen Einrichtungen, die sich zur Überwachung eignen, muss er beteiligt werden (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen technischen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Für arbeits- und datenschutzrechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten oder an einen Fachanwalt.
Als Telekom Business Partner beraten wir Sie auch zu Mobilfunkverträgen für Geschäftskunden. Da SYTO zugleich Apple Business Partner und Samsung Partner ist, bekommen Sie die Beratung zu Vertrag, Gerät und Einrichtung von einem Ansprechpartner. Der behält das Ganze im Blick, und alles passt von Anfang an zusammen.
Zum Telekom Business Partner
Wir begleiten Sie von der Planung bis zum laufenden Betrieb, bei Ihnen vor Ort und per Fernwartung. In vier Schritten bringen wir Ihre Geräte in den Einsatz.
Welche Geräte sind im Einsatz, wer nutzt sie wofür und welche Daten liegen darauf? Daraus leiten wir gemeinsam die passenden Regeln für Firmengeräte und private Geräte ab.
Wir richten das Mobile Device Management ein, verbinden es mit Apple Business, Android Enterprise oder Samsung Knox und legen Profile, Sperrregeln und Update-Vorgaben an.
Wir registrieren neue und vorhandene Geräte und richten Microsoft 365 und die dienstlichen Apps ein. Ihr Team bekommt eine kurze, verständliche Einweisung.
Wir behalten Updates, Richtlinien und neue Geräte im Blick und unterstützen Sie, wenn ein Handy verloren geht oder ausgetauscht wird.
Kurze, klare Antworten auf wichtige Fragen rund um die Einrichtung von Firmenhandys.
Ja, auch bei wenigen Geräten lohnt sich eine zentrale Verwaltung. Ohne MDM richten Sie jedes Gerät einzeln ein, und bei Verlust fehlt die Möglichkeit, dienstliche Daten zuverlässig aus der Ferne zu löschen. Der Aufwand für die Einrichtung ist überschaubar und zahlt sich spätestens beim ersten verlorenen Gerät aus.
Mit einem Arbeitsprofil oder einer entsprechenden Registrierungsart verwaltet das Unternehmen nur den dienstlichen Bereich. Private Apps, Fotos und Nachrichten bleiben außen vor. Welche Informationen das MDM tatsächlich erfasst, legen Sie in der Konfiguration fest. Das sollten Sie Ihrem Team vorab verständlich erklären.
Bei der Zero-Touch- oder automatischen Registrierung wird ein neues Gerät schon beim Kauf Ihrem Unternehmen zugeordnet. Beim ersten Einschalten verbindet es sich automatisch mit Ihrem MDM und lädt Einstellungen und Apps. Apple bietet das über Apple Business an, Google über Android Enterprise und Samsung über Knox Mobile Enrollment.
Melden Sie den Verlust sofort intern, damit das Gerät über das MDM gesperrt und bei Bedarf gelöscht werden kann. Lassen Sie außerdem die SIM-Karte beim Mobilfunkanbieter sperren und ändern Sie wichtige Passwörter. Ein vorher festgelegter Ablauf spart in dieser Situation wertvolle Zeit.
Technisch ist das möglich, wenn der dienstliche Bereich sauber getrennt und verwaltet wird. Organisatorisch und rechtlich sind dabei aber einige Fragen zu klären, etwa zur Kostenübernahme und zum Datenschutz. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung, bei Detailfragen sollten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten einbeziehen.
Ja. Wir beraten Sie zu Geräten und Mobilfunkverträgen, richten das Mobile Device Management und Microsoft 365 ein, registrieren die Geräte und betreuen sie im laufenden Betrieb. Als Apple Business Partner, Samsung Partner und Telekom Business Partner kommt das aus einer Hand, persönlich von Taunusstein aus, bei Ihnen vor Ort und per Fernwartung.
Über den Autor
SYTO ist ein familiengeführtes IT-Systemhaus aus Taunusstein und betreut Unternehmen seit 2003 rund um IT, Telefonie und IT-Sicherheit. Beim Firmenhandy kommen gleich mehrere dieser Themen zusammen: Mobilfunkvertrag, Gerät, Verwaltung und Datenschutz.
Deshalb schauen wir auf den gesamten Einsatz und nicht nur auf einzelne Einstellungen. Wir begleiten Sie von der Auswahl über die Einrichtung im Mobile Device Management bis zur Betreuung, bei Ihnen vor Ort und per Fernwartung.
Wir prüfen Ihre Geräte, richten die zentrale Verwaltung ein und sorgen dafür, dass ein verlorenes Handy nicht zum Datenleck wird. Sprechen Sie uns an, unverbindlich und persönlich.
Oder rufen Sie uns an: 06128 - 99 99 080
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