Technik
Defekte und Stromausfälle
Festplatten und Netzteile halten nicht ewig, und ein Stromausfall kann laufende Systeme beschädigen. Ohne aktuelle Sicherung fehlen danach Daten, die nicht wiederkommen.
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SYTO Ratgeber · Server und Netzwerk
Was passiert, wenn die IT ausfällt? Datensicherung und Notfallplan für Ihr Unternehmen
Ein defekter Server, ein Stromausfall, ein fehlerhaftes Update oder ein versehentlich gelöschter Ordner: Ausfälle haben viele Ursachen, und nicht jede ist ein Angriff. Entscheidend ist, wie schnell der Betrieb wieder arbeitet und wie viele Daten dabei verloren gehen. Dieser Ratgeber zeigt, wie eine Datensicherung aufgebaut sein sollte, was in einen Notfallplan gehört und wie Sie festlegen, welche Systeme zuerst zurückkommen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Sechs Punkte, die jeder Betrieb zu Datensicherung und Notfallplan kennen sollte.
- Eine Datensicherung schützt nicht nur vor Angriffen. Defekte Hardware, Stromausfälle, fehlerhafte Updates, Wasser- oder Brandschäden und versehentliches Löschen sind ebenso häufige Gründe, warum Daten plötzlich fehlen.
- Zwei Fragen bestimmen jedes Sicherungskonzept: Wie lange darf ein System ausfallen, und wie viele Daten darf der Betrieb im schlimmsten Fall verlieren? Daraus ergeben sich Sicherungsrhythmus und Wiederanlaufzeit.
- Bewährt ist die 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei verschiedene Speicher, eine Kopie außer Haus. Mindestens eine Kopie sollte zusätzlich offline oder unveränderbar sein.
- Eine Sicherung ist erst dann etwas wert, wenn sich die Daten auch zurückspielen lassen. Deshalb gehört die regelmäßige Probe der Wiederherstellung fest zum Konzept.
- Nach dem fehlerhaften Software-Update vom Juli 2024 dauerte es bei den direkt betroffenen Unternehmen in Deutschland laut Bitkom im Schnitt zwei Tage, bis alles wieder lief. Ein Fünftel war drei Tage und länger beeinträchtigt.
- Ein Notfallplan legt fest, wer entscheidet, welche Systeme zuerst zurückkommen und wie der Betrieb in der Zwischenzeit weiterarbeitet. Er liegt ausgedruckt an einem Ort außerhalb der IT.
Warum Daten verloren gehen und was eine gute Sicherung ausmacht
Bei Datenverlust denken viele zuerst an Hacker. Im Alltag sind es oft ganz gewöhnliche Pannen, die einen Betrieb lahmlegen. Eine gute Datensicherung ist für alle Fälle gerüstet.
Mensch
Versehen und Fehler
Ein Ordner wird versehentlich gelöscht, eine Datei überschrieben, oder ein Update läuft nicht sauber durch. Eine Sicherung mit mehreren Versionen holt den Stand von gestern zurück.
Umgebung
Wasser, Feuer, Diebstahl
Liegen Server und Sicherung im selben Raum, trifft ein Wasser- oder Brandschaden beide. Deshalb gehört eine Kopie an einen anderen Ort, etwa in ein Rechenzentrum.
Zwei Fragen, die jedes Sicherungskonzept beantworten muss
Die erste Frage lautet: Wie lange darf ein System ausfallen, bevor der Betrieb ernsthaft leidet? Für die Auftragsbearbeitung eines Handwerksbetriebs kann das ein halber Tag sein, für ein Archiv eine Woche. Fachleute sprechen von der Wiederanlaufzeit.
Die zweite Frage lautet: Wie viele Daten darf der Betrieb im schlimmsten Fall verlieren? Wer nur einmal pro Nacht sichert, verliert bei einem Ausfall am Nachmittag die Arbeit des ganzen Tages. Für Buchhaltung und Auftragsdaten ist das oft zu viel. Aus beiden Antworten ergeben sich Sicherungsrhythmus, Speicherort und die Reihenfolge im Notfall.
Belegte Zahlen
Nach dem fehlerhaften CrowdStrike-Update vom 19. Juli 2024 dauerte es bei den direkt betroffenen Unternehmen im Schnitt zwei Tage, bis die Störungen vollständig behoben waren. 20 Prozent waren drei Tage und länger beeinträchtigt, bei 58 Prozent waren Daten nicht verfügbar.
Belegte Zahlen
Als Konsequenz wollten 66 Prozent der betroffenen Unternehmen einen IT-Notfallplan entwickeln oder den bestehenden nachbessern. 49 Prozent planten, Backup-Systeme einzuführen oder zu verbessern.
Interaktiver Wiederanlauf-Planer
Welche Systeme müssen zuerst zurück?
Legen Sie für jedes System fest, wie lange es ausfallen darf und wie viele Daten verloren gehen dürften. Der Planer sortiert daraus eine Reihenfolge für den Notfall und zeigt, wie oft gesichert werden sollte. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser.
Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft
Angebote, Aufträge, Lager, ERP
Buchhaltung und Lohn
Finanzbuchhaltung, Rechnungen, Lohnabrechnung
E-Mail und Kalender
Postfächer, Termine, Kontakte
Dateiablage und Dokumente
Server-Laufwerke, SharePoint, OneDrive
Telefonie
Telefonanlage, Rufnummern, Ansagen
Kasse oder Branchensoftware
Kassensystem, Praxis- oder Kanzleisoftware
Ihre Reihenfolge für den Notfall
Sobald Sie für ein System beide Angaben gemacht haben, erscheint es hier in der empfohlenen Reihenfolge.
Der Planer ist eine Orientierung für das Gespräch im Betrieb und ersetzt kein Sicherungskonzept. Welche Technik dazu passt, hängt von Datenmenge, Anschluss und Software ab.
So bauen wir Datensicherung und Notfallplan mit Ihnen auf
Eine Sicherung ist schnell eingerichtet. Damit sie im Ernstfall trägt, gehen wir in fünf Schritten vor, von der Bestandsaufnahme bis zur Probe.
Schritt 1
Systeme und Daten erfassen
Wir listen auf, welche Server, Programme, Cloud-Dienste und Postfächer es gibt, wo die Daten liegen und wer damit arbeitet. Oft zeigt sich dabei schon, welche Daten bisher gar nicht gesichert werden.
IT-Dienstleistungen von SYTOSchritt 2
Ausfallzeit und Datenverlust festlegen
Gemeinsam legen wir je System fest, wie lange es ausfallen darf und wie aktuell die Sicherung sein muss. Das ist eine geschäftliche Entscheidung, keine rein technische.
Schritt 3
Sicherung nach der 3-2-1-Regel einrichten
Ein Sicherungsgerät im Haus, eine Kopie außer Haus oder in der Cloud und mindestens eine Kopie offline oder unveränderbar. Postfächer und Microsoft 365 sichern wir dabei mit.
CloudsystemeSchritt 4
Notfallplan schreiben
Zuständigkeiten, Telefonnummern, die Reihenfolge des Wiederanlaufs und ein Plan für den Notbetrieb ohne IT. Der Plan liegt ausgedruckt außerhalb der IT.
Notfallplan bei CyberangriffenSchritt 5
Wiederherstellung proben und überwachen
Wir prüfen laufend, ob die Sicherungen durchgelaufen sind, und spielen regelmäßig testweise Daten zurück. So fällt ein Fehler im Probelauf auf und nicht erst im Ernstfall.
Server und Monitoring
Häufige Fragen zu Datensicherung und Notfallplan
Kurze, ehrliche Antworten auf die Fragen, die Betriebe uns zu Backup und Notfallvorsorge am häufigsten stellen.
Cloud-Speicher hält Daten verfügbar, ist aber keine vollständige Datensicherung. Wird eine Datei gelöscht oder verschlüsselt, wird diese Änderung mit synchronisiert, und Gelöschtes hält Microsoft nur für eine begrenzte Zeit vor. Für Microsoft 365 empfiehlt sich deshalb eine eigene Sicherung mit längerer Aufbewahrung.
So oft, wie Daten höchstens verloren gehen dürfen. Wer nur den Verlust weniger Stunden verkraftet, braucht mehrere Sicherungen am Tag oder eine fortlaufende Sicherung. Für Daten, die sich selten ändern, genügt ein längerer Abstand. Der Wiederanlauf-Planer in diesem Beitrag hilft bei der Einordnung.
Ein Backup holt nach einem Ausfall einen früheren Stand zurück. Eine Archivierung bewahrt Unterlagen wie E-Mails langfristig und unveränderbar auf, etwa wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Beides ergänzt sich, ersetzt sich aber nicht.
Mindestens eine Kopie gehört an einen anderen Ort als die Server, zum Beispiel in ein Rechenzentrum. Mindestens eine weitere sollte offline oder gegen Änderungen gesperrt sein, damit ein Angriff oder ein Bedienfehler sie nicht mit erfasst.
Wer im Notfall entscheidet, wen man anruft, welche Systeme in welcher Reihenfolge zurückkommen, wo die Sicherungen liegen und wie der Betrieb ohne IT weiterarbeitet. Dazu kommen Vorlagen, um Mitarbeitende und Kunden zu informieren. Der Plan liegt ausgedruckt außerhalb der IT.
Für Unternehmen, die unter das NIS2-Umsetzungsgesetz fallen, gehören Backup-Management, die Wiederherstellung nach einem Notfall und Krisenmanagement zu den vorgeschriebenen Risikomanagementmaßnahmen. Für alle anderen Betriebe ist eine funktionierende Datensicherung schlicht eine Frage der Vorsorge.
Prüfen wir Ihre Datensicherung gemeinsam
Wir sehen uns an, wie Ihre Daten heute gesichert werden, ob sich die Sicherung zurückspielen lässt und was im Notfallplan noch fehlt. Das Gespräch ist unverbindlich, und wir empfehlen nur, was Ihr Betrieb wirklich braucht.
Oder rufen Sie uns an: 06128 99 99 080